Das ERP-System easyWinArt dient nicht nur zur Verwaltung Ihrer unternehmensinternen Ressourcen und Vorgänge, sondern ermöglicht Ihnen auch eine komfortable Kommunikation mit der Außenwelt, sprich mit Ihren Adressen und Ansprechpartnern. Während wir an anderer Stelle auf die Telefonie (CTI) eingehen, möchten wir Ihnen hier den Umgang mit E-Mails und Faxen beschreiben.
In easyWinArt haben Sie sehr umfangreiche Druckmöglichkeiten bezüglich der Formulare und Listen in fast jeder Menüfunktion. Als Layoutgrundlage werden Reports verwendet, die im integrierten Reporting Tool "Combit® List&Label" bearbeitet oder erstellt werden können. Neben der Vorschau und dem Ausdruck haben Sie immer auch die Möglichkeit, das Dokument per E-Mail oder per Fax zu versenden.
Für den Versand von E-Mails muss ein SMTP-Server eingestellt werden, z.B. Ihr firmeninterner Exchange-Server. Vor dem Versand haben Sie dann die Möglichkeit, den Inhalt der E-Mail zu verfassen, auch mit Textbausteinen, sowie die Empfängeradresse zu ändern. Das Formular bzw. die Liste wird der E-Mail als Anhang beigefügt. Eine Kopie der E-Mail wird zur Bestätigung bzw. zur Ablage an den gerade an easyWinArt angemeldeten Anwender geschickt. Zusätzlich können Sie eine Protokoll-Adresse angeben, an die alle aus easyWinArt versandten E-Mails in Kopie gesendet werden, dort kann dann die Lagerung und Sortierung der Mails vorgenommen werden. Die von uns mitgelieferten Reports mit Platz für eine Unterschrift werden mit der Unterschrift des aktuellen Anwenders versehen, wenn diese in easywinArt hinterlegt ist. In Zukunft werden die Funktionalitäten noch weiter ausgebaut.
Für den Versand von Faxen stellen Sie in easyWinArt einen Fax-Druckertreiber ein. Wir empfehlen an dieser Stelle die Fax-Software von GFI, SwyxFax oder die Lösung von 3CX. Wie bei E-Mails wird bei den entsprechenden Formularen die Unterschrift des Anwenders eingefügt. Die Fax-Nummer wird automatisch an das Fax-Programm übergeben.
Mit dem integrierten Dokumenten-Management-System können Sie Ihre empfangenen Dokumente in einem beliebigen Dateiformat an die zugehörigen Datensätze hängen. So würden Sie beispielsweise eine per Fax eingegangene Bestellung im PDF oder im TIF-Format an den Auftrag in der Beleg-Verwaltung anhängen. Eine Archivierung der Dokumente, wie Sie zum Versand verwendet werden, ist ebenfalls auf Knopfdruck möglich.
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